Qu'est-ce qu'un assistant manager ?
Dans un premier temps, toute entreprise avec sa direction a besoin de son assistant manager. En effet, les directeurs des différents pôles dans l’entreprise ne peuvent s’occuper seuls de toutes les tâches. C’est pourquoi ils font appel à un assistant manager qui aura pour rôle de le superviser mais surtout de le décharger de certaines tâches du quotidien.
Qu'est-ce qu'un assistant manager ?
Premièrement, l’assistant de direction est une personne qui tient un rôle très important. Il s’agit de celui d’assister. L’assistant de manager a pour rôle de s’occuper de plusieurs tâches diverses et variées. Et ce, quel que soit le secteur d’activité dans lequel il exerce. Tel que de la gestion des stocks, de la comptabilité, de la prise de rendez-vous et de nombreuses autres tâches administratives. Bref, il doit être polyvalent. Aussi, l’assistant manager doit être capable de s’adapter à tous les secteurs d’activité mais également à toutes les consignes qui lui sont données par le cadre dirigeant.
Les 5 tâches quotidiennes d’un assistant manager ?
Les tâches administratives
Avant tout, la tâche principale du métier d’assistant(e) consiste à effectuer des opérations telles que le classement, la prise de rendez-vous, répondre au téléphone… Autrement dit, il fournit à son supérieur un soutien administratif. De plus, l’assistant manager doit veiller à ce que tous les équipements soient présents et fonctionnent correctement. Comme par exemple, les ordinateurs, les téléphones pour un métier dans la bureautique. Alors, il doit faire preuve d’une bonne organisation.
Liaison entre les différents service d'une entreprise
Je vous l’ai dit plus haut, l’assistant manager doit être polyvalent. Et, l’un de ses rôles majeurs est la liaison entre tous. Il est le messager du responsable, comme l’assistant manager du responsable des ressources humaines. Dans ce rôle, il va gérer les arrêts maladies, les rendez-vous si les salariés veulent voir les ressources humaines, mais également les prises de rendez-vous pour la médecine du travail… . En effet, toute information que le responsable n’a pas le temps de transmettre ou de traiter, celui-ci demande à l’assistant de le faire.
Aide à la planification et à l'organisation
Un bon assistant manager à pour obligation de savoir organiser et planifier des évènements, réunions… Il faut savoir que lorsqu’un événement est prévu au sein d’une entreprise, la dure tâche de tout organiser revient à l’assistant du manager. Bien sûr le responsable lui donne les consignes mais ne l’aide pas dans sa tâche.
Gestion de plannings par l'assistant manager
Les plannings en entreprise sont généralement gérés et établis par les assistants managers. En effet, car ce sont eux qui sont sur le terrain et qui connaissent les attentes de l’enseigne. Le responsable n’a en aucun cas le temps de faire les plannings. Il doit déléguer cette tâche à la personne qui connaît mieux les besoins en personnel de l’entreprise.
Mise à jour et relance clients
Lorsqu’une entreprise détient des comptes clients, elle établit des factures. Comme cela peut arriver parfois, ces factures ne sont pas payées en temps et en heure, alors, le travail de l’assistant manager est de relancer les clients pour le paiement des factures.
Les 10 compétences d’un assistant manager
De nombreuses compétences et qualités professionnelles sont requises pour devenir assistant.
- Capacité d’adaptation
- Détenir le sens de la communication
- Compétences écrites et orales
- Aimer le challenge
- Orientation et satisfaction du client
- Gestion des conflits
- Savoir réaliser les projets demandés
- Aptitude à prendre des décisions en fonction des objectifs commerciaux
- Être capable d’écouter
Les 5 qualités d'un assistant manager
Disponible
L’assistant manager doit être disponible à tout moment pour son supérieur. Mais pas seulement, comme vu plus haut, puisqu’il a un rôle de liaison il doit être disponible pour ses collègues. Car l’assistant manager sert de tampon entre la direction, les responsables et les salariés. Il doit donc être toujours disponible pour tout le monde.
A l'écoute
Afin de résoudre d’éventuels conflits ou juste incompréhensions au sein d’une équipe, l’assistant manager se doit d’être à l’écoute de tous. Sans ce côté emphatique il est impossible de réunir une équipe. Et, il est également impossible de gérer et régler d’éventuels conflits.
Digne de confiance
Il faut savoir que l’assistant manager est confronté à bon nombre d’informations confidentielles. Alors, il est dans l’obligation de conserver pour lui toutes les informations dont la direction le met au courant qui ne concerne pas les autres collègues. Mais, la confiance passe aussi par, arriver à l’heure, respecter les objectifs fixés. Tout ce qui vous est fixé comme travail doit être effectué de manière sérieuse. Votre responsable vous fait confiance, il compte sur vous.
Faire plusieurs choses à la fois
Alors, cette qualité est l’une des meilleures. Car, puisque le responsable se repose sur vous mais que d’autres personnes se reposent également sur vous, il faut avoir la tête partout. L’assistant manager passe son temps à courir. A gérer. A écouter. A appeler…
L'organisation de l'assistant manager
Pour finir, l’organisation est le maître mot pour s’en sortir sur ce poste. Toutes vos tâches doivent être organisées par ordre d’importance et d’arrivée. Vous verrez plus clair dans votre organisation.
Pour conclure, je vous ai présenté le métier d’assistant manager qui est plein de diversités. Aussi, l’avantage de ce travail est qu’il peut vous faire évoluer vers d’autres postes. mais attention il s’agit ici d’un métier assez compliqué à exercer. Vérifiez et renseignez vous sur les formations pour devenir assistant manager et les débouchés. Beaucoup de formations en ligne existent aujourd’hui pour vous permettre de vous former à distance dans le cadre d’une reconversion professionnelle.
