Qu'est-ce que le métier d'office manager ?
Le métier d’office manager est un poste clé dans une entreprise. Pour le bon fonctionnement et le bon développement de l’entreprise tous les employeurs doivent faire appel à un office manager. L’office manager sera le coordinateur administratif entre tous les services comme un assistant de direction mais pour tous les services.
Qu'est-ce qu'un office manager ?
Un office manager est un professionnel qui supervise la gestion administrative d’une entreprise en étroite collaboration avec le service des ressources humaines. Il peut s’agir de superviser le budget, les dossiers des employés, la facturation et d’autres tâches de bureau. Il peut également être chargé de commander les fournitures de bureau et d’organiser les réparations ou les rénovations. Il relève généralement du PDG ou d’un autre poste de direction de l’entreprise. Les fonctions d’un office manager peuvent varier en fonction de la taille et du type d’entreprise. Dans une petite entreprise, il peut être responsable de toutes les tâches administratives. Dans une grande entreprise, il peut superviser une équipe d’employés qui s’occupent de différents aspects de l’administration du bureau.
Quelles sont les compétences nécessaires pour un office manager ?
Un office manager doit avoir un certain nombre de compétences s’il veut réussir dans son domaine. Notons d’abord :
- Sens de l’organisation. En effet, il doit gérer l’administration de plusieurs services au sein d’une entreprise. Son sens de l’organisation est donc indispensable s’il veut répartir les tâches comme il faut entre ses différents collaborateurs. Mais cette répartition est surtout importante pour ne pas commettre d’erreurs dans la gestion administrative de l’entreprise.
- Solides compétences en communication et de résolution de problèmes. Puisque l’office manager à pour tâche de superviser et de coordonner, il doit savoir communiquer au sein de l’entreprise avec tout le monde. Mais, il doit aussi être capable de résoudre des conflits, car lorsque l’on travaille en équipe il peut souvent y avoir des conflits. Alors, son rôle est de temporiser tout le monde pour retrouver une harmonie de travail et un bien être en entreprise indispensable à la réussite.
- Des connaissances et compétences informatiques. Il faut savoir que l’office manager va être amené à travailler sur des logiciels comptables. Alors, il est donc indispensable d’avoir un minimum de connaissances ou, dans le cas échéant, faire une formation Excel pour vous perfectionner.
- Etre indépendant. Ce poste ne donne pas de règles à suivre ni de planning de travail. En effet, ses supérieurs, dont le directeur général, lui donnent simplement les tâches à accomplir qui sont à faire avant une date. Donc, il faut faire preuve d’organisation pour faire le travail en tant et en heure en toute indépendance.
En d’autres termes les compétences qui sont nécessaires pour un manager.
Quelles sont les compétences nécessaires pour un office manager ?
L’office manager est responsable d’une variété de tâches au jour le jour. Il peut s’agir de :
- Superviser le personnel ou une équipe bien définie
- Gérer le budget de l’entreprise avec ses supérieurs hiérarchiques
- Commander les fournitures nécessaires au bon déroulement de l’entreprise
- Etre en charge de la gestion administrative de l’entreprise
- Responsables des ressources humaines ou des fonctions de marketing.
Comment l'office manager peut-il améliorer la productivité de son équipe ?
Un chef de bureau peut améliorer la productivité sur le lieu de travail en créant un environnement de travail positif, en encourageant la cohésion d’équipe et en fournissant des directives et des attentes claires à ses collaborateurs. En créant une atmosphère de travail productive, le chef de bureau peut aider les employés à se sentir motivés pour effectuer leur charge de travail. N’oublions pas que son rôle est aussi de motiver ses troupes. Donc, la motivation passe par la reconnaissance, la bonne répartition des tâches et les échanges entre responsable et salarié, ce que doit mettre en place l’office manager.
En conclusion, l’office manager se doit d’être polyvalent et doit avoir le maximum de compétences requises. Il n’existe pas de formation particulière pour être office manager. Mais, souvent les personnes à ce poste ont suivi un cursus de Management ou encore de comptabilité. Pour réussir à ce poste, il vous suffit simplement d’avoir les bonnes compétences et qualités professionnelles requises.
